Вам иногда кажется, что вы тратите все время на управление кризисами? Что жизнь потрачена на тушение одного пожара за другим? В конце дня чувствуете себя измотанным и истощенным? При этом не знаете, чего значимого достигли? Если да, тогда вы, наш уважаемый читатель, путаете срочные дела с важными и не знаете, что такое управление временем. Сегодня поговорим о принципе Дуайта Д. Эйзенхауэра, которого он придерживался всю карьеру генерала и президента: «То, что важно, редко срочно, а то, что срочно, редко важно».
Ниже рассмотрим разницу между этими двумя разными вещами и выясним, как понимание «Принципа Эйзенхауэра» поможет стать тем, кем хотите.
Содержание:
Разница между срочными и важными задачами
Срочно означает, что задача требует немедленного внимания. Это те дела, которые кричат «Сейчас!». Срочные задачи вводят нас в реактивный режим, характерный оборонительным, негативным, поспешным и узконаправленным мышлением.
Важные задачи – это то, что способствует нашей долгосрочной миссии, ценностям и целям. Когда мы концентрируемся на важных видах деятельности, мы работаем в режиме реагирования, который помогает оставаться спокойными, рациональными, открытыми для новых возможностей.
Это довольно интуитивное различие, но большинство часто попадает в ловушку, полагая, что все неотложные действия также важны. Эта склонность, вероятно, имеет корни в нашей эволюционной истории. Наши предки больше концентрировались на краткосрочных проблемах, чем на долгосрочных стратегиях, так как стремление к немедленным стимулам (наподобие злобного саблезубого кота) может означать разницу между жизнью и смертью.
Современные технологии (24-часовые новости, Twitter, Facebook, обмен текстовыми сообщениями), которые постоянно бомбардируют нас информацией, только усилили этот укоренившийся склад ума. Технология производства стимулов рассматривает всю информацию как одинаково срочную и актуальную. Очередная выходка Киркорова получит тот же вес, что и обсуждения политики. Мы испытываем настоящий шок — состояние, при котором живем в постоянно включенном “сейчас” и теряем чувство долгосрочного повествования и контроля времени. В таком состоянии легко упустить из виду разницу между действительно важным и просто неотложным.
Последствия этой приоритетной слепоты являются как личными, так и социальными. В нашей собственной жизни мы страдаем от выгорания и застоя, а на большем уровне мы не в состоянии решить действительно важные проблемы нашего времени.
Что собой представляет матрица Эйзенхауэра
Бизнес-мыслитель Стивен Кови популяризировал принцип принятия решений Эйзенхауэра в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей». В этой книге Кови создал матрицу решений, чтобы помочь отдельным людям различать то, что важно и не важно, и то, что срочно и не срочно. Матрица состоит из квадрата, разделенного на четыре поля, или квадранта, помеченных таким образом:
- Срочно / важно,
- Не срочно / важно
- Срочно / не важно
- Не срочно / не важно
Ниже подробно расскажем о каждом квадрате и объясним, в каком из них следует проводить большую часть времени.
Срочные и важные задачи
Задачи из квадрата 1 являются как неотложными, так и важными. Это задачи, которые требуют немедленного внимания. А также направлены на достижение долгосрочных целей и задач в жизни. Задачи этого списка представляют собой кризисы, проблемы или горящие сроки.
Вот несколько конкретных примеров срочных и важных задач:
- Ответ на электронные письма. Это могут быть предложения о работе, электронные письма с деловыми предложениями, требующей немедленных решений и т. д.
- Сдача курсовой работы
- Налоговый срок
- Жена в отделении неотложной помощи
- Работа по дому
- Сердечный приступ и вы попали в больницу
- Позвонил директор вашего ребенка, сказав, что нужно прийти на встречу по поводу его поведения
При планировании и организации многие задачи Q1 можно сделать более эффективными или даже полностью устранить. Например, вместо того, чтобы ждать до последней минуты работы над курсовой работой (таким образом, превращая ее в срочную задачу), вы могли бы планировать время так, чтобы закончить работу за неделю. Или вместо того, чтобы ждать, пока что-то в доме развалится, и будет нуждаться в ремонте, вы можете следовать графику регулярного технического обслуживания. Хотя мы никогда не сможем полностью устранить срочные и важные задачи, мы можем значительно сократить их, проявив активность и проводя больше времени в Q2. Что, конечно, приводит нас к …
Не срочные, но важные задачи
Задачи Q2 не имеют сроков исполнения, но помогают вам достичь важных личных, учебных и рабочих целей, а также выполнить вашу миссию как человека. Задачи Q2 сосредоточены на укреплении отношений, планировании будущего и самосовершенствовании.
Вот примеры не срочных, но важных задач:
- Тренировка
- Время на семью
- Чтение книг
- Хобби
- Обслуживание автомобилей и дома
- Создание бюджета и плана сбережений
- Подписка на рассылку новых статей Bowandtie=)
По словам Кови, мы должны стремиться тратить большую часть времени на мероприятия Q2. Поскольку они обеспечивают длительное счастье, удовлетворение и успех. К сожалению, есть пара ключевых проблем, которые мешают инвестировать достаточно времени и энергии в задачи Q2.
Вы не знаете, что действительно важно для вас. Если не знаете, какие ценности и цели наиболее важны, вы, не будете знать, на что должны тратить время, чтобы достичь этих целей! Вместо этого будете заниматься только актуальными задачами. Если чувствуете, что не хватает жизненной миссии или не уверены, каковы ваши основные ценности, мы советуем поработать над определением жизненного плана и ценностей.
Как только что говорилось, у всех есть склонность сосредоточиться на том, что актуально в данный момент. Это наш режим по умолчанию. Трудно быть мотивированным, чтобы сделать что-то, когда нет срока, нависшего над головой. Отход от этой позиции требует силы воли и самодисциплины. Качеств, которые не приходят естественным образом и должны культивироваться и формироваться.
Поскольку мероприятия Q2 не требуют внимания, мы держим их в тени и говорим себе: «Я доберусь до них после того, как позабочусь об этом неотложном деле». Мы даже откладываем в сторону выяснение того, что является самым важным в жизни. Что только увековечивает цикл, в котором все, о чем мы заботимся, состоит из неотложных задач.
Для преодоления предвзятости, мешающей сосредоточиться на деятельности Q2, мы должны жить своей жизнью сознательно и активно. Мужчина не может запускать жизнь по умолчанию.
Срочные и не важные задачи
Задачи Q3 — это действия, которые требуют нашего внимания сейчас (срочно), но не помогают достичь целей или выполнить миссию. Большинство заданий Q3 являются помехами от других людей. Они часто включают в себя помощь им в достижении их личных целей и приоритетов.
Вот несколько конкретных примеров задач Q3:
- Телефонные звонки
- Текстовые сообщения
- Сотрудник, который приходит к вам на работу в рабочее время, чтобы попросить об услуге
- Просьба от бывшего сотрудника написать рекомендательное письмо от его имени. Возможно, это важно для него, но давайте посмотрим правде в глаза, это не так важно для вас
- Мама заходит без предупреждения и хочет, чтобы вы помогли по хозяйству
По словам Кови, многие люди проводят большую часть времени в заданиях Q3 думая, что они работают в Q3. Поскольку задачи Q3 помогают другим, они определенно кажутся важными. Кроме того, они являются осязаемыми задачами, выполнение которых дает чувство удовлетворения. Такое чувство возникает при вычёркивании задач из списка.
Хотя задачи Q3 важны для других, они не важны для вас. Они не обязательно плохие, но они должны балансироваться с действиями Q2. В противном случае вы почувствуете, что делаете много дел изо дня в день. В то же время понимая, что на самом деле не добиваетесь прогресса в достижении собственных долгосрочных целей. Это рецепт личного разочарования и обиды на других людей. Мужчины, которые проводят большую часть времени, работая над срочными, но не важными задачами, часто страдают от «синдрома хорошего парня» и хотят постоянно радовать других за свой счет.
Если это про вас станьте настойчивее и начните твердо (но вежливо) отвечать на запросы.
Не срочные и не важные задачи
Задачи Q4 являются не срочными и не важными. Это то, что называется «пустая трата времени». Q4 не являются неотложными и не помогают достичь долгосрочных целей или выполнить миссию как человека. Они в основном отвлекающие.
Конкретные примеры не срочных и не важных задач:
- Просмотр телевизора
- Бессмысленный серфинг в Интернете
- Видеоигры
- Социальные сети
- Шоппинг
Проанализировав свое время можно обнаружить, что много времени уходит на мероприятия из 4 квадрата. У большинства есть моменты «я зря трачу свою жизнь» после просмотра веб-страниц. Печально осознавать, что время могло быть использовано для достижения более привлекательных жизненных целей. Мы надеемся, что большинство из вас так думает.
Вам не нужно полностью исключить задачи Q4 из жизни. После напряженного дня посидеть в социальных сетях или просмотреть любимое телешоу в течение получаса — это как раз то, что нужно мозгу для перезагрузки.
Вместо того, чтобы избавиться от не срочных и не важных задач, старайтесь тратить на них ограниченное количество времени. 5% или менее ваших часов бодрствования – хороший показатель.
Задание для читателя
Мы просим вас на этой неделе применить Матрицу решений Эйзенхауэра к как можно большему количеству аспектов жизни. Остановитесь и спросите себя: «Я делаю это, потому что это важно, или я делаю это, потому что это срочно?»
Проводя большую часть времени над не срочными, но важными задачами, вы почувствуете спокойствие, контроль и самообладание. Вы почувствуете, что делаете успехи. Тратя время на планирование / организацию мероприятий второго квадрата, вы можете предотвратить и устранить многие кризисы и проблемы Q1. Сбалансируете запросы Q3 с вашими собственными потребностями. И наслаждаться тем что не проводите слишком много времени в Q4 и эффективно работаете. Делая задачи Q2 приоритетными, вне зависимости от ситуации, напряженности или сроков, с которыми придется столкнутся, вы обретете умственные, эмоциональные и физические возможности для достижения больших высот, а не впадать в панику из-за неуспеваемости.
Инструменты для удобного использования Матрицы Эйзенхауэра
Чтобы помочь вам применить матрицу Эйзенхауэра, предлагаем следующие инструментами.
Приложение на телефон
Это приложение для телефона, которое позволяет легко организовать задачи в соответствии с Матрицей Эйзенхауэра. У нас была возможность поиграть с ним, и нам понравилось увиденное. Не удалось найти похожего для Android, к сожалению.
Рабочий лист матрицы Эйзенхауэра
Мы создали изящный маленький PDF-файл Матрицы Эйзенхауэра, который можно скачать здесь: The-Eisenhower-Decision-Matrix. Напечатайте один сегодня вечером и выделите 30 минут на работу с ним. Составьте список задач, на которые тратите большую часть времени, и расположите их в квадратах матрицы. Это даст вам представление о том, правильно ли вы распоряжаетесь временем.
В заключение
После прочтения подумайте, как уменьшить количество времени, которое тратится на задачи Q1, Q3 и Q4. И увеличить количество времени, которое требуется на действия Q2.
